La pandemia de COVID-19 ha causado innumerables interrupciones en nuestra vida cotidiana y el lugar de trabajo no es una excepción. Con estas interrupciones surgen desafíos nuevos y adicionales que requieren que nos adaptemos. Además, este nuevo entorno puede estar plagado de riesgos nuevos y adicionales. Puede estar seguro de que los reguladores también se están ajustando y mantendrán sus altas expectativas. Como tal, las investigaciones de mala conducta en el lugar de trabajo deben continuar a pesar de estos nuevos desafíos. Para mantenerse al día con estas demandas, los equipos de cumplimiento están cambiando a investigaciones virtuales. Si bien esto puede ser un ajuste complicado inicialmente, es posible realizar entrevistas efectivas independientemente.
Aquí hay siete cosas que debe tener en cuenta al realizar sus investigaciones virtuales.
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1. Siga el plan
A pesar de los desafíos, las investigaciones virtuales seguirán siendo funcionalmente iguales. La forma en que ejecute ciertos pasos seguramente cambiará, sin embargo, la pandemia no le da una excusa para omitir ningún paso en el proceso. Si tiene un procedimiento de investigación detallado, asegúrese de ceñirse a él. Puede ser fácil omitir o pasar por alto un paso mientras se trabaja desde casa. En todo caso, la situación actual significa que los protocolos de investigación son aún más importantes y debe ser más diligente al documentar todos los pasos y hallazgos de su investigación.
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2. Sea diligente en su cronograma
Cuando las investigaciones se llevan a cabo en el lugar, fuera de la oficina principal, los investigadores hacen todo lo posible para garantizar que todas las entrevistas y revisiones de documentos se completen durante sus visitas. Por lo tanto, estas visitas introducen plazos definitivos para completar estas tareas. A medida que pasamos a las investigaciones virtuales, estas limitaciones desaparecen. Por lo tanto, puede resultar demasiado fácil posponer una entrevista o dos por una variedad de razones. Si bien debe permanecer flexible, considerando las distracciones y dificultades cuando trabaja desde casa, debe continuar siendo diligente para completar su investigación de manera oportuna.
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3. Repase las reglas básicas
Las investigaciones virtuales pueden resultar especialmente extrañas para el entrevistado. Para hacerlo más fácil, repase las reglas básicas con anticipación para establecer expectativas. Informar al entrevistado de cómo se desarrollará la investigación. Asegúrese de que estén familiarizados con la plataforma que utilizará y de que hayan instalado el software necesario y lo hayan probado de antemano. Asegúrese de que comprendan la necesidad de privilegios y confidencialidad. Recuérdeles que la entrevista no debe grabarse y que esto incluye tomar capturas de pantalla o descargar cualquier cosa después. Haga que el entrevistado certifique estas reglas con una firma para asegurarse de que las comprenden y las aceptan. Esto incluso se puede combinar con la advertencia Upjohn para garantizar que todas las bases estén cubiertas.
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4. Controle la configuración
Este punto es crucial y a menudo se puede pasar por alto. En tiempos normales, es mucho más fácil mantener el control sobre el entorno. Puede programar una sala de reuniones privada y hacer que el entrevistado se acerque a usted. Sin embargo, en un mundo virtual, el entorno y el entorno quedan en manos del entrevistado. Asegúrese de que el entrevistado sepa que debe encontrar un lugar tranquilo y seguro para la reunión. Esto puede ser difícil de hacer con las mascotas y los niños en el hogar, así que informe al entrevistado de esta limitación con anticipación. Cuando comience la entrevista, una de sus primeras preguntas debería ser preguntarles si están solos y pueden hablar libremente. Si tiene alguna inquietud o sospecha de intimidación o represalia, considere pedirles que tomen la cámara web y escaneen la habitación por usted. Si bien un escaneo como ese no siempre es necesario, debe estar seguro de que no solo mantiene los privilegios, sino que también se asegura de obtener la verdad sin filtrar del sujeto.
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5. Aprovechar la tecnología
Si bien las investigaciones virtuales nunca serán lo mismo que una investigación en persona, varias soluciones tecnológicas los ayudarán a acercarse bastante. Un aspecto crucial de una entrevista en persona es poder ver y leer el lenguaje corporal del entrevistado. Si bien eso no se puede reproducir a la perfección, aún puede utilizar una plataforma de entrevistas que incorpore una cámara web. Asegúrese de que el entrevistado tenga su cámara web encendida y asegúrese de que usted también tenga la suya. Además, asegúrese de que la “sala” de la reunión sea segura y esté restringida para que no haya asistentes no autorizados. Asegúrese de saber cómo funciona la plataforma o de tener a alguien involucrado que lo haga.
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6. Ask for Help
Don’t be afraid to ask for help! You certainly have a variety of experts within your organization who can make your virtual investigations operate much smoother. First and foremost, make sure you discuss with IT how best to keep the technical aspects working properly. Nothing can torpedo a virtual investigation faster than a poor connection or an inability to operate the software. Go through a demonstration if necessary. Alternatively, enlist the help of someone who knows how to work the software and have them operate it for you during the interview. It can be difficult to handle questioning while also worrying about other items, so if you have a note-taker or witness attend the interview, have them also host the meeting and handle the technical aspects, such as sharing documents through a screen share.
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7. Be Proactive
Finally, don’t forget to be proactive. Since remote investigations can be difficult, it’s even more important to prevent the misconduct ahead of time before an investigation even becomes necessary. Many incidents can occur because employees forget the rules or simply let their guard down. Don’t let that happen! Be sure to maintain a schedule of communications throughout the pandemic. Send email reminders based on recent trends—for example, phishing attacks are on the rise as of late. Allocate time for compliance reminders. Consistent and targeted messaging can make all the difference.
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Successful Virtual Investigations
As you become more comfortable with the practice, virtual investigations will begin to feel more natural. As you hone your virtual skills, you’ll be able to add this arrow to your quiver in the future. This will allow you to conduct certain investigations in a timelier manner and in a more effective way. By keeping mindful of these key points, you’ll be able to conduct virtual investigations seamlessly and effectively.
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By Michael Volkov,December 8, 2020, Published on GAN Integrity
